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SV-Clearingsystem: Clearingmeldungen, Lösungen und ein erstes Resümee


102018_Logo_mBGM_ohne-Rand.jpg Ab 1. Jänner 2019 ersetzt die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) die bestehenden Meldeprozesse in der Sozialversicherung. Die mBGM führt die drei bis dahin getrennten Meldeprozesse (Versicherungsverlauf, monatliche Beitragsabrechnung und jährliche Beitragsgrundlagenmeldung) zusammen. Es kommt dadurch zu einer deutlichen Vereinfachung des Meldeprozesses. Gesetzliche Vereinfachungen in der Lohnfindung konnten nicht herbeigeführt werden.

 

Jetzt, nach der Abrechnung des ersten Beitragszeitraums, kann gesagt werden, dass der technische Einsatz erfolgreich umgesetzt wurde. Es gibt grundsätzlich positive Rückmeldungen zum Gesamtvorhaben. Beschwerden, mit denen bei großen Reformen ebenfalls zu rechnen ist, sind auf wenige Einzelfälle beschränkt.

 

Wir bedanken uns auf diesem Wege bei Ihnen für Ihren Einsatz und Ihre Geduld. Die qualitative Erwartungshaltung zum ersten Beitragszeitraum im Neusystem wurde durch die Dienstgeberinnen und Dienstgeber bzw. deren Steuerberaterinnen und Steuerberater bei weitem übertroffen.

 

Wir beobachten das Neusystem sehr genau und haben auch bereits Verbesserungen für Sie vorgenommen, sodass die an Sie übermittelten Fehler zurückgehen und die Bedienung in den SV-Produkten für Sie komfortabler wird. 

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Häufige Clearingmeldungen und ihre Lösung

  • Meldung: Das Dokument wurde mehrfach vorgelegt.

Lösung: Dies ist lediglich eine Information und bedarf keiner weiteren Aktivität. Sollte diese Fehlermeldung wiederholt auftreten, wäre der Grund dafür zu suchen und zu beheben. Es könnte sich um ein technisches Problem in der Lohnverrechnungssoftware oder um eine ablauforganisatorische Ursache handeln.

 

  • Meldung: Fehlen der monatlichen mBGM für 01/2019 – Erstellung von Amts wegen.

Lösung: Es ist eine umgehende Übermittlung der fehlenden mBGM erforderlich.

 

  • Meldung: Die Summe der Beiträge ist nicht ident mit der von uns errechneten Summe.

Lösung: Sollte es sich um eine Differenz von einen Cent handeln, so spielen sie das aktuellste Update ihres Lohnsoftwareprodukts ein. Sollte die Differenz über einen Cent betragen, so beachten Sie auch die weiteren zu dieser mBGM übermittelten Rückfragen. In der Regel finden Sie eine zweite Rückfrage mit dem genauen Hinweis auf die abweichende Verrechnungsposition (Zur Verrechnungsposition… wurde im Unterschied zum gemeldeten Beitrag EUR … der Beitrag in der Höhe von EUR … verbucht).

 

  • Meldung: Für Max Mustermann, Geburtsdatum tt.mm.jjjj, wurde die Versicherungsnummer …. vergeben.

Lösung: Dies ist kein Fehler. Die Rückfrage enthält die Antwort auf die Anforderung einer Versicherungsnummer.

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Bereits erkannte und schon behobene Problemstellungen

Aktuell entstehen viele Clearingfälle, die auf eine Berechnungsdifferenz von einem Cent hinweisen (ca. 10 % aller Clearingfälle). Zumeist handelt es sich um einen Fehler in der eingesetzten Lohnsoftware. Fast alle Softwareherstellerinnen und -hersteller haben den Fehler bereits bestätigt und auch schon behoben, wodurch in der nächsten Abrechnungsperiode diese Fälle in ihrer Zahl deutlich zurückgehen sollten.

 

Eine weitere Problematik betrifft die Differenzen aus Namensabgleichen von Meldungen der Dienstgeberinnen bzw. Dienstgebern mit der Zentralen Partnerverwaltung (ZPV) der Sozialversicherung (wieder etwa 10 % der Meldungen). Diese Prüfungen werden für die mBGM für einen zeitlich befristeten Zeitraum von einigen Monaten ausgesetzt, damit sich die Dienstgeberinnen und Dienstgeber aktuell nicht zusätzlich mit diesen Problemfeldern auseinandersetzen müssen. Dies betrifft nur die mBGM – andere Meldungen werden jedoch weiterhin überprüft!

 

Im WEB-BE-Kunden-Portal, kurz WEBEKU, wurde im Bereich der Ansicht von Clearingfällen bereits kurzfristige Verbesserungen erzielt. Durch die Änderung werden die neuesten Clearingfälle zuerst angezeigt.

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Bereits erkannte und in Kürze gelöste Problemstellungen

Auch im Falle von zwei gleichzeitig bestehenden, gleichartigen Dienstverhältnissen auf demselben Beitragskonto gilt der Grundsatz, dass nur eine mBGM zu übermitteln ist. Es sind daher nicht zwei mBGM, sondern zwei Tarifblöcke in einer mBGM zu übermitteln. Dies ist in vielen Lohnsoftwareprodukten nicht korrekt gelöst, was zu derzeit nicht auflösbaren Clearingfällen führt. Die Lohnsoftwareherstellerinnen und -hersteller wurden bereits darüber informiert und wir rechnen mit einer raschen Behebung dieser Problematik.

 

Weitere Verbesserungen in WEBEKU bezüglich besserer Filtermöglichkeiten sowie Begriffsverwendung werden ebenfalls alsbald umgesetzt. Weiters werden die Bearbeitungsmöglichkeiten ausgebaut, sodass auch Clearingfälle, die in ELDA zugestellt wurden, mit Bearbeitungsmerkmalen versehen werden können.

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Bekannte Problemstellungen, die noch nicht gelöst sind

  • Clearingfall – Anzeige des Dienstgebernamens

Dafür ist eine Schnittstellenänderung erforderlich, die aber kurzfristig nicht möglich ist. Fragen Sie bei Ihrer Lohnsoftwareherstellerin bzw. bei Ihrem Lohnsoftwarehersteller nach, ob dieser durch eine Verknüpfung mit den hinterlegten Stammdaten den Dienstgebernamen anzeigen kann.

 

  • Verständlichere Clearingmeldungen

Wir werden kontinuierlich textliche Verbesserungen vornehmen.

 

  • Anzeige von erledigten Clearingmeldungen

Derzeit wird die Information darüber, dass sich ein Clearingfall aufgelöst hat (obsolet ist), nicht über die ELDA Schnittstellen in die Lohnsoftware übermittelt. Diese Änderung bedarf ebenfalls einer Schnittstellenänderung.

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Resümee

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass mit den bereits jetzt gesetzten Maßnahmen die Anzahl der Clearingfälle um ein Fünftel zurückgehen sollte!

 

Die technische Umstellung ist zwar abgeschlossen, durch die eventuell erforderlichen nachträglichen Verrechnungen für die Zeit vor dem 1. Jänner 2019 wird es allerdings noch das erste Halbjahr 2019 zu einer Mehrbelastung kommen. Erst danach werden die Effekte des neuen Systems für alle Beteiligten gesamtheitlich spürbar werden.

 

Wir werden in diesem Zeitraum weiterhin konsequent das System beobachten und rasch auf von Ihnen eingebrachte Kritikpunkte reagieren und allenfalls Lösungen erarbeiten.

 

Umfangreiche Informationsmaterialien zur Erfassung einer mBGM über ELDA Online und ELDA Software werden im Internetauftritt von ELDA angeboten. Diese Infos, Ausfüllhilfen und weitere Informationsangebote finden Sie über die Links unter „Mehr im Internet“.